Mama Loes wint tijd: 'Momo automatiseert de back-orders'

Uitdagingen

MamaLoes groeide snel en kreeg te maken met een toenemende hoeveelheid back-orders. Het handmatig verwerken van deze niet-voorraadbestellingen kostte de klantenservice en salesafdeling veel tijd en leidde tot inefficiëntie. Er was behoefte aan een oplossing die deze processen automatisch en foutloos kon afhandelen, zodat het team zich op andere taken kon richten en de klanttevredenheid behouden bleef. Met behulp van Peacock’s RPA-oplossing werd Momo, een softwarerobot, ontwikkeld om het volledige back-orderproces te automatiseren, wat zorgde voor enorme tijdsbesparing en efficiëntere workflows.

“Met Momo heeft Peacock ons back-orderproces geautomatiseerd, wat resulteert in aanzienlijke tijdswinst en efficiëntie.”

De aanleiding

Met een inventarisatie is gekeken naar hoe processen verbeterd of geautomatiseerd konden worden. Daar is uit naar voren gekomen dat de grootste tijdsbesparing te halen viel op het gebied van back-orders. Het afhandelen van bestellingen die niet op voorraad waren, kostte de klantenservice veel werk.

Waarom Peacock?

“MamaLoes ontdekte via Peacock de voordelen van RPA en zocht een geschikte partner voor de robotontwikkeling. Ze kozen voor Peacock vanwege de focus op RPA en de ‘niet lullen maar poetsen’ mentaliteit. Die keuze was goud waard! Na een korte opstart verliep de ontwikkeling van de robot soepel. Marco noemt Peacock een betrokken partner die snel reageert en actief meedenkt met verbeteringen.”

De oplossing

“Momo, de softwarerobot van MamaLoes, beheert alle back-orders. Hij verwerkt orders met niet op voorraad zijnde producten en bepaalt of de volledige order moet wachten of een deel alvast verzonden kan worden, afhankelijk van het orderbedrag. Momo controleert en past de levertijden aan in de back-end, zodat klanten automatisch worden geïnformeerd. Ook controleert hij periodiek of de levertijden nog kloppen en past deze aan in het webshopsysteem indien nodig.”

Het Resultaat

“Momo draait sinds Black Friday succesvol mee en bespaart de klantenservice en sales van MamaLoes veel tijd. Handmatig werk zou naar schatting drie volle werkdagen per week kosten.

Momo levert aanzienlijke tijdsbesparing en constante inzet, maar er waren twijfels bij de lancering; collega’s stuurden soms producten vooruit onder het vastgelegde orderbedrag, en Momo kan nog geen samenhang tussen producten zoals autostoeltjes en adaptersets herkennen. Ondanks deze uitdagingen is iedereen binnen MamaLoes tevreden met Momo en Peacock, en zijn de eerste stappen gezet voor de automatisering van een volgend proces.”

Over Mama Loes

MamaLoes bestaat uit 4 fysieke winkels en een goed lopende webshop. Het assortiment bestaat uit meer dan 10.000 babyproducten. Inmiddels heeft MamaLoes ook zelfs een eigen collectie babyproducten. Mooie babyspullen, eerlijke prijzen en een verrassend assortiment is waar MamaLoes voor staat. Maar ook door de servicegerichtheid en de goed bereikbare klantenservice, zorgen ervoor dat MamaLoes een begrip is geworden.

Over Marco Krah
Marco is zo’n 8 jaar geleden bij MamaLoes begonnen als marketing medewerker. Hij heeft het bedrijf zien uitgroeien van nog geen 10 man tot waar het nu staat met zo’n 130 medewerkers. Daarbij heeft Marco alle kans gekregen zichzelf te ontwikkelen in zijn werk en te doen wat hij het leukst vindt. Vanuit zijn passie voor processen en IT is Marco doorgegroeid tot functioneel applicatiebeheerder. En in die rol heeft Marco ook de samenwerking met Peacock opgestart. Procesinhoudelijk heeft hij het stokje tussendoor overgedragen aan Laura die Customer Journey Manager is en volop betrokken is bij de klantenservice. Maar nu de volgende robot in de kinderschoenen staat, is Marco weer aanspreekpunt voor het opzetten van de automatisering van het proces.

www.mamaloes.nl