Uitdagingen
Vanwege het groeien van ons klantenbestand en de hoge lat die de medewerkers zichzelf hebben opgelegd wat betreft het bieden van service aan de klanten, hadden we last van veel druk op de afdeling ‘Lekkage’. Door de druk werden sommige processen, zoals het beheren van de portalen van de woningcorporaties, een extra taak die wel eens vergeten werd. Je kunt je voorstellen dat tijdens een storm de telefoon roodgloeiend staat en de portalen volstromen met meldingen. Door grote drukte kwamen de medewerkers er pas later aan toe om de meldingen in het eigen systeem over te nemen. Daarom hebben wij ervoor gekozen om als eerst de portalen door de robot te gaan laten verwerken en die bonnen in te voeren in ons systeem We zijn erg tevreden over de robot en hebben ervoor gekozen om RPA op nog meer processen in te zetten.
Efficiëntie voor de serviceafdeling
De robot biedt directe ondersteuning aan de serviceafdeling, die overbelast was, door repetitieve taken automatisch af te handelen.
Breed inzetbaar in het hele bedrijf
Verschillende afdelingen droegen processen aan voor automatisering, waardoor de robot door het hele bedrijf wordt benut en werkdruk wordt verlicht.
Snelle aanpassing en ontwikkeling
Dankzij het continu monitoren en testen van de robot worden nieuwe taken snel toegevoegd, waardoor de efficiëntie voortdurend wordt verhoogd.
“We besparen 2,5 FTE door lekkagemeldingen te automatiseren”
Waarom Peacock
“Wij werden door Peacock benaderd en hebben hen toen voor een kennismaking uitgenodigd. Zij hebben over hun RPA oplossing verteld en wat dit voor ons kon betekenen. Wij hebben binnen ons bedrijf een vergelijking gemaakt tussen Peacock en een andere partij, waaruit uiteindelijk Peacock naar voren is gekomen. Mede door de directheid, het gelijk schakelen en goed meedenken is de keuze op Peacock gevallen.”
De oplossing
“Sinds 2019 automatiseert een robot lekkagemeldingen en andere taken, zoals werkbonnen, betaalruns en facturen. Dit bespaart 2,5 FTE, verlaagt de werkdruk en versnelt processen. In 2020 verwerkte de robot 435 lekkagemeldingen en 1092 werkbonnen, en wordt nu breder ingezet, wat zorgt voor voortdurende tijdwinst.”
De samenwerking
“De samenwerking met Peacock is erg prettig. We hebben bijna dagelijks contact tijdens de ontwikkeling van processen, en ze begrijpen snel onze bedrijfsprocessen. Peacock denkt altijd mee voor een soepele werking van de robot, reageert snel op vragen, en het werken op locatie verkort de lijnen.”
Wat vinden de medewerkers?
“Collega’s vonden het grappig dat ze een fysieke robot verwachtten, maar de meesten reageerden positief, vooral op de serviceafdeling. Ik kreeg de taak om nieuwe processen voor de robot te ontwikkelen en riep andere afdelingen op om mee te denken. Dit leverde meerdere nieuwe processen op. Tijdens het maandelijkse overleg houden we iedereen op de hoogte, wat voor een positieve sfeer zorgt.”
Over Patina
Patina is een dakdekkersbedrijf dat zich sinds 1991 bezighoudt met innovatief ‘dakdenken en-doen’, zodat zij de opdrachtgevers – professionals in de bouwbranche – van dienst kunnen zijn met het ontwerpen, construeren, vervaardigen, verduurzamen, beveiligen en beheren van platte en hellende daken.
Over Frankie Who
Frankie Who. Sinds 5.5 jaar werkzaam bij de organisatie. Begonnen als service medewerker op de lekkage afdeling en daarbij facturatie gaan doen. Inmiddels houdt ze zich ook bezig met het verbeteren van bedrijfsprocessen.
Bekijk meer klantcases
Een uitzendbedrijf met behoefte aan geautomatiseerde en compliant werkprocessen.
– RPA'Met RPA automatiseren we een groot deel van het proces'
Een groothandel in minerale meststoffen met behoefte aan minder handmatig werk en meer grip in het piekseizoen.
– RPAMet RPA houden we het hoogseizoen beheersbaar
Een bloemistencoöperatie met behoefte aan efficiënte omzettoekenning en betere ondersteuning.
– BI & Integraties'Door de integratie hebben we meer controle en ontzorgen we onze bloemisten beter.'
Bespreek jouw Business Case
In 30 minuten bespreken we jouw situatie en geven we je inspiratie om processen slimmer in te richten en beter gebruik te maken van je data.
